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DocuWorksを使った便利な活用術をご紹介

TantCardが基盤として動作しているDocuWorksは、それ自体に様々な機能を持っています。 電子データ化したことによって生まれるメリットを最大限に利用して、「DocuWorksでこんな事も出来ます」という名刺データ活用術をご紹介させて頂きます。

DocuWorksのアノテーション機能

DocuWorksの【アノテーション】という機能を使った活用方法です。オリジナルのスタンプを作成して名刺に押したり、面談日を記す日付印スタンプを押したりすることができます。また、付箋紙を貼って一言メモを書き込んだり、関連文書などへのリンクを作成することもできます。

オリジナルアノテーションで名刺に似顔絵を！

下田OAシステムのオリジナルアノテーションを使って、名刺DocuWorks文書に「顔・髪型・アクセサリ・体」の似顔絵スタンプを押す事ができます。無料でダウンロードできるので是非ご活用ください。

DocuWorksのバインダー機能

DocuWorksのバインダー機能は、文書を整理・管理するのに大変便利な機能です。
同一人物から人事異動などにより複数の名刺を受け取った場合でも、データを差し替えることなく、バインダー機能を使用して古い名刺を含めて保管することができます。 また、その人物に関連する文書をあわせて綴じて管理することも可能です。

サムネイルを使った名刺の確認方法

DocuWorksには、名刺管理にもご活用いただける便利な機能があります。
文書を開かなくても、サムネイルにカーソルを合わせて Ctrl＋Shiftキー を押すことでサムネイル画像を拡大表示できます。 拡大表示されたサムネイルは、マウス操作でバインダー内のページをめくって確認することが可能です。
※DocuWorks 7以降の機能になります。

DocuWorksのフォルダ管理機能

TantCardでは、名刺をDocuWorksデータとして電子化するとともに、文字認識結果から読み仮名を判定して会社名の50音索引フォルダーと会社名のフォルダを自動的に作成します。このフォルダツリーを利用して名刺データ以外の見積書や提出資料などをまとめて管理することができます。また、リンクフォルダを利用することで、会社全体や部署ごとで名刺データを含めた情報共有が可能となります。